Prechod na vlastný rezervačný systém zvládnete bez straty zákazníkov aj rezervácií, ak ho pripravíte v správnom poradí. Najprv zistíte, v ktorom balíku vašej platformy je export dát. Potom načasujete výpoveď podľa zaplateného obdobia, exportujete zákazníkov a rezervácie, preberiete súhlasy a nový systém necháte bežať súbežne so starým, kým nedobehnú staré rezervácie.
Článok vychádza z verejných cenníkov a obchodných podmienok Bookio, Booqme, Reservio a Reservanto k 7. októbru 2026. Podmienky sa môžu zmeniť, preto si ich pred výpoveďou vždy overte vo svojej zmluve.
Komu patria údaje vašich zákazníkov?
Vám. Pri rezervačných platformách ste podľa GDPR prevádzkovateľom osobných údajov a platforma je sprostredkovateľ, ktorý ich spracúva vo vašom mene. Bookio to výslovne uvádza vo svojich obchodných podmienkach.
Z toho vyplýva dôležitá vec. Sprostredkovateľ po skončení zmluvy osobné údaje vymaže alebo vráti, tak to uvádzajú aj podmienky Bookio. Export si preto pripravte ešte pred výpoveďou, nie po nej.
Ako exportovať zákazníkov a rezervácie?
Export nie je vo všetkých balíkoch. Ak máte bezplatnú verziu, budete potrebovať aspoň mesiac platenej.
| Systém | Export od balíka | Cena balíka pri mesačnej platbe |
|---|---|---|
| Bookio | Smart | 18,90 € bez DPH |
| Booqme | Business | 19,90 € bez DPH |
| Reservio | Starter | 9,99 € bez DPH |
| Reservanto | Premium | 59,99 € bez DPH |
Exportujte všetko, čo budete v novom systéme potrebovať:
- zákazníkov s menom, telefónom, e-mailom, poznámkami a štítkami,
- históriu návštev, aby ste vedeli, kto k vám chodí pravidelne,
- budúce rezervácie, ktoré treba dodržať,
- zostatky darčekových poukážok, permanentiek a predplateného kreditu,
- služby, ceny, trvanie a priradenie k zamestnancom,
- informáciu o marketingovom súhlase a dátum, kedy ho zákazník dal.
Nie všetko sa dá exportovať jedným tlačidlom. Zostatky poukážok alebo pravidlá služieb niekedy treba prepísať ručne alebo zo štatistík. Počas Discovery preto prejdeme, čo vaša platforma reálne vyexportuje, a pripravíme import tak, aby ste nič neprepisovali.
Na čo myslieť pri výpovedi zmluvy?
Každá platforma má iné podmienky. Bookio sa podľa obchodných podmienok predpláca na 1, 3, 6 alebo 12 mesiacov a výpovedná doba trvá do konca zaplateného obdobia. Spustenie nového systému sa preto oplatí naplánovať na koniec predplatného, aby ste neplatili dvakrát.
Booqme podľa obchodných podmienok nemá minimálnu dobu trvania. Reservio a Reservanto ponúkajú mesačnú aj ročnú platbu, takže rozhoduje, ktorú ste si zvolili. Ak máte ročnú platbu, porovnajte dátum jej konca s plánom vývoja.
Súhlasy a GDPR pri prenose
Pripomienku k rezervácii, ktorú zákazník už má, môžete poslať aj z nového systému. Súvisí s dohodnutou službou, preto na ňu marketingový súhlas nepotrebujete.
Iné je to pri novinkách, akciách a SMS kampaniach. Na ne potrebujete súhlas a pri prenose musíte vedieť, kto ho dal a kedy. Zákazníkom bez súhlasu marketingové správy neposielajte, ani keď ich máte v databáze. V novom systéme navrhneme súhlas ako samostatné políčko oddelené od rezervácie, aby ste ho mali preukázateľne evidovaný.
Pri vlastnom systéme sa mení aj to, kto vaše dáta spracúva. S dodávateľom vývoja a prevádzky preto uzavriete zmluvu o spracúvaní osobných údajov a zákazníkom aktualizujete informácie o ochrane súkromia na webe.
Ako prebehne prechod bez straty rezervácií?
- Discovery, 5 až 10 dní. Prejdeme vaše služby, pobočky, pravidlá rezervácií a to, čo vás na súčasnej platforme brzdí. Overíme, čo sa dá vyexportovať.
- Vývoj, 2 až 6 týždňov. Kód píšu AI agenti a skúsený vývojár každú zmenu kontroluje a schvaľuje. Na konci importujeme vaše dáta.
- Pilot, 2 týždne. Nové rezervácie idú do nového systému a staré dobehnú v pôvodnom. Personál si zvykne na nový kalendár a my dolaďujeme detaily.
- Prepnutie odkazov. Odkaz na rezerváciu zmeníte na webe, v profile firmy na Googli, na Instagrame a Facebooku a v QR kóde na recepcii.
- Výpoveď starej platformy ku koncu zaplateného obdobia, keď už v nej nie sú žiadne budúce rezervácie.
Zákazníkom, ktorí majú rezerváciu ešte v starom systéme, nič nemeníte. Ostatní sa o novom spôsobe rezervácie dozvedia pri najbližšej návšteve alebo z odkazu na webe a sociálnych sieťach.
Čo s novými zákazníkmi z katalógu platformy?
Niektoré platformy majú vlastný katalóg alebo aplikáciu pre zákazníkov. Reservio napríklad ponúka zápis do svojho portálu služieb. Ak vám odtiaľ prichádza veľa nových zákazníkov, po prechode tento kanál stratíte a nahradí ho váš web a vyhľadávanie.
Pred prechodom si preto pozrite, koľko nových zákazníkov vám katalóg reálne priniesol. Ak je ich málo, strata je zanedbateľná. Ak veľa, pripravte web tak, aby vás našiel Google aj AI asistenti. Ako na to, píšeme v článku web, ktorý nájde Google aj ChatGPT.
Ako vyzerá vlastný rezervačný systém v praxi?
Pre barbershop s dvomi pobočkami sme postavili rezervačný a prevádzkový systém na mieru s rezerváciami, kalendárom pre každého barbera, výplatami, poukážkami a SMS kampaňami. Eviduje 939 dokončených rezervácií za mesiac a zhruba 4 z 5 prichádzajú online. Z nových zákazníkov sa 22,8 % vrátilo do 45 dní a majiteľ ich môže osloviť priamo zo systému.
Či sa vám vlastný systém oplatí, závisí od vašej prevádzky. Ceny platforiem porovnávame v článku Bookio, Booqme, Reservio alebo Reservanto a výhody a nevýhody vlastného riešenia v článku rezervačný systém na mieru alebo platforma.
Chcete prejsť bez straty zákazníkov? Napíšte nám, akú platformu používate, a pripravíme plán prechodu na mieru vašej prevádzke.